Op 1 januari 2015 zal de Regeling integere bedrijfsvoering Wet toezicht trustkantoren 2014 (Rib Wtt 2014) in werking treden. Beoogd is een nieuw kader te schetsen voor integere bedrijfsvoering van trustkantoren. De nieuwe regeling stelt niet alleen eisen aan de bedrijfsvoering, maar is ook gericht op de diensten die het trustkantoor verleent en de risico’s die hieraan zijn verbonden. Aangezien de regeling geen overgangsrecht bevat, zijn de hierin opgenomen verplichtingen per 1 januari 2015 onverkort van toepassing bij de dienstverlening aan zowel nieuwe als bestaande cliënten.
Auditfunctie
Eén van de nieuwe verplichtingen voor trustkantoren is het instellen van een zogenoemde 'auditfunctie'.1 De Rib Wtt 2014 introduceert de verplichting om twee controlefuncties in te richten als onderdeel van de bedrijfsvoering. Naast de 'compliancefunctie' (die gericht is op het controleren van het trustkantoor op de naleving van het procedurehandboek en de toepasselijke wet- en regelgeving) wordt de verplichting tot het instellen van een 'auditfunctie' geïntroduceerd, die (kort gezegd) gericht is op het controleren van de uitoefening van de compliancefunctie. De verplichting om twee controlefuncties in te richten geldt reeds voor financiële instellingen en is vastgelegd in de Wet op het financieel toezicht (Wft).
Adequate functiescheiding
Trustkantoren zijn verplicht - ter waarborging van de onafhankelijkheid van de compliance- en auditfunctie - een 'adequate functiescheiding' in te voeren. Voorkomen moet worden dat degenen die deze functies uitoefenen hun eigen werk controleren. Met de functiescheiding wordt er derhalve zorg voor gedragen dat de volgende combinaties niet mogelijk zijn. De uitvoering van werkzaamheden mag niet worden gecombineerd met de uitoefening van de compliancefunctie ten aanzien van die werkzaamheden (oftewel: de compliancefunctie moet op 'voldoende afstand' staan van de uitvoering). Voorts mag de uitvoering van werkzaamheden en de uitoefening van de compliancefunctie niet worden gecombineerd met de uitoefening van de auditfunctie (ook hier geldt volgens de toelichting dat sprake moet zijn van 'voldoende afstand').
Een nog strengere regel geldt ten aanzien van bestuurders van het trustkantoor: zij mogen als eindverantwoordelijke binnen het trustkantoor geen auditfunctie uitoefenen en in de uitoefening van de compliancefunctie mogen zij niet 'kruiselings elkaars werk beoordelen'.
Laatstgenoemde verplichting houdt in dat de bestuurders geen compliancefunctie mogen uitoefenen ten aanzien van de andere bestuurder, indien laatstgenoemde de compliancefunctie uitoefent of heeft uitgeoefend ten aanzien van eerstgenoemde bestuurder. Een trustkantoor kan de compliancefunctie en de auditfunctie uitbesteden. Verwacht wordt dat met name kleine trustkantoren hiertoe genoopt zullen zijn.
Indien niet wordt voldaan aan de (nieuwe) vereisten van de Rib Wtt, kan handhavend worden opgetreden door De Nederlandsche Bank. Op grond van de Wtt kan een bestuurlijke boete worden opgelegd ter zake overtreding van de verplichtingen die in de Rib Wtt 2014 zijn uitgewerkt. In het Besluit bestuurlijke boetes financiële sector is aan deze overtreding de boetecategorie '2' toegekend, waaraan in de Wtt een 'basisbedrag' van € 500.000,- is gekoppeld alsook een 'maximumbedrag' van € 1.000.000,-. Daar staat tegenover dat de boetes in de praktijk sterk worden gematigd.
Hoewel in de praktijk de bestuursrechtelijke weg wordt gekozen, kan ter zake deze overtreding ook strafrechtelijk worden opgetreden. Overtreding van genoemde voorschriften levert, volgens de Wet op de Economische Delicten, een 'economisch delict' op. Voor zover dit delict opzettelijk is begaan, wordt zij aangemerkt als een misdrijf en kan een geldboete van de 5e categorie (€ 81.000,-) worden opgelegd (alsook gevangenisstraf). Bij veroordeling van een rechtspersoon kan, indien de voor het feit bepaalde boetecategorie geen passende bestraffing toelaat, een geldboete worden opgelegd tot ten hoogste het bedrag van de naast hogere (6e) categorie (€ 810.000,-). Vooralsnog lijkt bestuursrechtelijke handhaving de regel te zijn.
